FAQ zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten
(Stand: Mai 2022)
Hinweis: Die Sachthemen sind alphabetisch geordnet und werden sukzessive ergänzt.
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Beihilfebearbeitung - Verarbeitung von Beschäftigtendaten durch öffentliche Stellen im Zusammenhang mit der Beihilfebearbeitung
Die DS-GVO genießt als EU-Verordnung gemäß Artikel 288 Absatz 2 Satz 2 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union Anwendungsvorrang vor nationalen Gesetzen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten (pbD) regeln. Sie gilt für öffentliche Stellen im Sinne von § 1 Absatz 1 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) unmittelbar. So können Datenverarbeitungen etwa über die allgemeinen Regelungen des Artikels 6 Absatz 1 Satz 1 DS-GVO gerechtfertigt sein.
Jedoch enthält die DS-GVO selbst keine konkreten, bereichsspezifischen Regelungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigtenkontext (Beschäftigtendaten). Stattdessen beinhalten Artikel 6 Absatz 2 und Absatz 3 DS-GVO, Artikel 9 Absatz 2 und Absatz 4 DS-GVO sowie Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO sogenannte Öffnungsklauseln. Sie ermöglichen den Mitgliedstaaten, spezifischere Vorschriften für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten sowie für die Verarbeitung besonderer Kategorien von pbD im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 DS-GVO (Gesundheitsdaten) zu erlassen.
Der Landesgesetzgeber hat im Bereich der Beihilfe im Sinne von § 80 des Niedersächsischen Beamtengesetzes (NBG) mit Datenverarbeitungsregelungen in § 89 NBG sowie mit ergänzenden Regelungen in der Niedersächsischen Beihilfeverordnung (NBhVO), von den Öffnungsklauseln Gebrauch gemacht, siehe zum Beispiel § 47 Absatz 1 Satz 3 NBhVO.
Nach § 47 Absatz 1 Satz 3 NBhVO kann der Beihilfeantrag auch elektronisch gestellt werden. Zur elektronischen Übermittlung des Bescheids sowie zur Rücksendung der Belege enthält § 51 NBhVO nähere Ausführungen.
Im Rahmen der Digitalisierungsprozesse bei öffentlichen Stellen in Niedersachsen stellen die jeweils zuständigen Beihilfestellen derzeit sukzessive auf eine elektronische Beihilfebearbeitung um.
Aktuell ist der Niedersächsische Landtag mit gesetzlichen Neuregelungen zur elektronischen Beihilfebearbeitung befasst, siehe hierzu Gesetzentwurf zur Änderung dienstrechtlicher Regelungen, Landtags-Drucksache 18-1270.
Das Niedersächsische Landesamt für Bezüge und Versorgung (NLBV) informiert darüber, dass in Kürze die Pilotphase der elektronischen Beihilfebearbeitung („eBeihilfe“) startet. Im Laufe des Jahres 2022 soll in mehreren Teilschritten ein immer größerer Personenkreis in die Pilotphase einbezogen und Anträge zukünftig eingescannt und elektronisch weiterverarbeitet werden.
- Auf welcher Rechtsgrundlage darf das NLBV personenbezogene Daten der Beschäftigten im Zusammenhang mit der Beihilfebearbeitung verarbeiten?
- Wo erhalte ich nähere Informationen zum geplanten Scan-Verfahren sowie zur weiteren elektronischen Datenverarbeitung meiner Beihilfedaten?
- Kann der Verantwortliche einer Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle in Niedersachsen Beschäftigte verpflichten (per Weisung verlangen), das elektronische Beihilfeverfahren („eBeihilfe“) zu nutzen?
1. Auf welcher Rechtsgrundlage darf das NLBV personenbezogene Daten der Beschäftigten im Zusammenhang mit der Beihilfebearbeitung verarbeiten?
In Niedersachsen ist § 88 Absatz 1 Satz 1 NBG die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Beschäftigten öffentlicher Stellen. Danach darf der Dienstherr oder die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber personenbezogene Daten von Beschäftigten, einschließlich besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 DS-GVO, zu denen auch Gesundheitsdaten im Sinne von Artikel 4 Nummer 15 DS-GVO zählen, für die in § 88 Absatz 1 Satz 1 NBG genannten Zwecke, wie zum Beispiel zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Variante 1; hierzu zählt auch die Beihilfegewährung) verarbeiten, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt (Variante 2; siehe hierzu die oben genannten Regelungen in der NBhVO).
Nach § 88 Absatz 2 Satz 2 NBG kann die Personalakte, zu denen die Beihilfeakte nach § 89 Absatz 1 Satz 1 NBG zählt, in Teilen oder vollständig elektronisch geführt werden.
2. Wo erhalte ich nähere Informationen zum geplanten Scan-Verfahren sowie zur weiteren elektronischen Datenverarbeitung meiner Beihilfedaten?
Für detaillierte Informationen zu den neuen Verfahren in der Beihilfe wenden Sie sich bitte zunächst direkt an die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten (DSB) der für Sie zuständige Beihilfestelle. Die Kontaktdaten finden Sie auf der Website dieser öffentlichen Stellen.
Betroffene Personen, zu denen auch Beschäftigte öffentlicher Stelle in Niedersachsen zählen, können die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten (DSB) zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß der DS-GVO in Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen (Artikel 38 Absatz 4 DS-GVO).
Zudem ist die oder der DSB einer Beihilfestelle nach Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO für die Überwachung der Einhaltung der DS-GVO sowie anderer Datenschutzvorschriften bei dieser öffentlichen Stelle zuständig.
3. Kann die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen die Einführung der „eBeihilfe“ verhindern?
Nein.
Die Entscheidung zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Niedersachsen und damit auch zur Einführung der „eBeihilfe“ wird auf politischer Ebene getroffen. Der Landesgesetzgeber legt die Rahmenbedingungen für die Einführung und weitere Umsetzung der elektronischen Beihilfebearbeitung fest. Zu den Änderungen der Beihilferegelungen siehe Artikel 1 des Gesetzentwurfs zur Änderung dienstrechtlicher Vorschriften, Drucksache 18/10270 des Niedersächsischen Landtags.
Für Anliegen zu beihilferechtlichen Angelegenheiten sind das Niedersächsische Finanzministerium (Federführung) sowie das Niedersächsische Innenministerium zuständig.
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz (LfD) Niedersachsen überwacht als Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, ob bei der elektronischen Beihilfebearbeitung die Vorgaben der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des NDSG sowie anderer Vorschriften über den Datenschutz eingehalten werden.
4. Kann der Verantwortliche einer Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle in Niedersachsen Beschäftigte verpflichten (per Weisung verlangen), das elektronische Beihilfeverfahren („eBeihilfe“) zu nutzen?
Es wird unterstellt, dass eine derartige Weisung nach dem allgemeinen Dienst- und Arbeitsrecht zulässig ist.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht gilt dann Folgendes:
Die für die Beihilfebearbeitung zuständige Beihilfestelle (hierzu zählen zum Beispiel neben dem NLBV auch sogenannte Versorgungskassen) ist Verantwortlicher im Sinne von Artikel 4 Nummer 7 DS-GVO. Sie hat bei der Verarbeitung der Beschäftigtendaten zu beachten, dass es sich bei Gesundheitsdaten im Sinne von Artikel 4 Nummer 15 DS-GVO um besonders schützenswerte Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 DS-GVO handelt.
Die Grundsätze der Personalaktenführung, insbesondere die rechtlichen Vorgaben in § 88 folgende NBG, wie zum Beispiel zu den Aufbewahrungsvorschriften bei Gesundheitsdaten (§ 94 Absatz 2 Satz 1 NBG), oder zur automatisierten Verarbeitung von Personalakten (§ 95 NBG), bleiben durch Einführung der digitalen Beihilfebearbeitung unberührt. Bei den Datenverarbeitungen hat der Verantwortliche im Hinblick auf die Interessen sowie Grundrechte und Grundfreiheiten der Beschäftigten der Kommune je nach Schutzniveau der im Einzelfall verarbeiteten Beschäftigtendaten geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Bei der Einführung neuer Verfahren und deren Umsetzung hat der Verantwortliche insbesondere die datenschutzrechtlichen Grundsätze nach Artikel 5 Absatz 1 sowie nach Artikel 24, 25, 32 und 35 DS-GVO zu beachten.