Bewerbungen und Personalauswahlverfahren bei öffentlichen Stellen in Niedersachsen

Stand März 2024

Jede öffentliche Stelle im Sinne von § 1 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) hat bei Datenverarbeitungen im Beschäftigtenkontext, auch bei Personalauswahlverfahren, stets die Vorgaben der DSGVO zu beachten.

Die DSGVO genießt gemäß Artikel 288 Absatz 2 Satz 2 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) Anwendungsvorrang vor nationalen Gesetzen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten regeln. Die Öffnungsklauseln des Artikels 6 Absatz 2 und Absatz 3 DSGVO lassen nationale Regelungen zur Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext öffentlicher Stellen zu. Der Landesgesetzgeber hat von dieser Spezifizierungsbefugnis Gebrauch gemacht.

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses findet bei Bewerberinnen und Bewerber § 88 Absatz 1 Satz 1 des Niedersächsischen Beamtengesetzes (NBG) Anwendung.

Danach darf der Dienstherr einer öffentliche Stelle in Niedersachsen zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 88 Absatz 1 Satz 1 NBG personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerber verarbeiten, soweit dies für diesen Zweck erforderlich ist (Variante 1) oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt (Variante 3).

Die vorgenannten Regelungen gelten für die Arbeitgeberin oder den Arbeitgeber (hier: öffentliche Stelle) in Verbindung mit § 88 Absatz 1 Satz 2 NBG in Verbindung mit § 1 Absatz 6 und § 12 Absatz 1 NDSG entsprechend.

Nach dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der „Datenminimierung“, Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO, darf der Dienstherr oder die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber für das Auswahlverfahren von den Bewerberinnen und Bewerbern nur die Daten verlangen, deren Kenntnis für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dieser Grundsatz ist bereits bei der Festlegung der Anforderungsprofile für die auszuübende Tätigkeit, zum Beispiel in fachrechtlichen Regelungen oder in den Ausschreibungen, aber auch bei der Erstellung von Fragebögen für das Einstellungsverfahren zu beachten.

Beispiel:

Die Übersendung von sogenannten „Bewerbungsfotos“ ist grundsätzlich nicht erforderlich.

Ausnahme: Die Vorlage eines Fotos der Bewerberin oder des Bewerbers ist für die Auswahl in Bezug auf die wahrzunehmende Tätigkeit von Relevanz.

Um das Auswahlverfahren für die Bewerberinnen und Bewerber transparent zu gestalten, sollte in der Stellenausschreibung oder in sonstigen Informationen zum Arbeitsplatz auf besondere Einstellungsvoraussetzungen und eventuell damit verbundene Datenerhebungen bereits so früh wie möglich hingewiesen werden.

Beispiel:

Hinweis, dass die Vorlage eines Führungszeugnisse oder eines Impfnachweises erforderlich ist.

Die Bewerberinnen und Bewerber können sich dann bereits im Vorfeld des Einstellungsverfahrens überlegen, ob sie für die gestellten Anforderungen in Frage kommen und ob sie bereit sind, sich dem Auswahlverfahren zu unterziehen.

Jede öffentliche Stelle hat stets die nach den Artikeln 13 und 14 DSGVO obliegenden Informationspflichten gegenüber den Betroffenen im Sinne von Artikel 4 Nummer 1 DSGVO (hier: Bewerberinnen und Bewerber) zu beachten.

Weitere Informationen zu dem Thema finden Sie auch in den Kurzpapieren der Datenschutzkonferenz:

· Nr. 14 „Beschäftigtendatenschutz“

· Nr. 20 „Einwilligung nach der DSGVO“

sowie in unseren FAQ zu den Aufbewahrungs- und Löschfristen von Bewerbungsunterlagen