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Personalmanagementverfahren

Verfahrensbeschreibung

In der unmittelbaren Landesverwaltung werden in unterschiedlichsten Aufgabenbereichen ca. 130.000 Beamtinnen und Beamte und ca. 70.000 Angestellte, Arbeiter und Arbeiterinnen beschäftigt. Die für die Personalverwaltung und Stellenbewirtschaftung erforderlichen personenbezogenen Daten der Beschäftigten werden zu vielfältigen Zwecken durch eine nicht mehr überschaubare Anzahl von Bediensteten erhoben, in Akten verarbeitet oder Dateien gespeichert. Das Land Niedersachsen beabsichtigt daher, ein integriertes automatisiertes Personalmanagementverfahren (PMV) für ca. 200.000 Landesbedienstete einzuführen. Das Projekt verfolgt folgende Ziele:

  • Einführung eines einheitlichen Personalmanagementverfahrens (PMV) für alle Dienststellen der unmittelbaren Landesverwaltung bei gleichzeitiger Migration der bereits gespeicherten Daten
  • Reduzierung von Medienbrüchen durch die Bearbeitung aller einschlägigen Personalvorgänge in einem PMV-Verfahren oder durch Schaffung von automatisierten Schnittstellen. Besondere Bedeutung haben die Schnittstellen zum Verfahren für die Haushaltsaufstellung, zum Bezügeverfahren, zur Haushaltsrechnung und zur Unterrichtsversorgung.
  • Abbau von Redundanzen bei der Datenerfassung, Erfassung der Daten, wo sie zuerst anfallen.

Gefahren und Risiken

Ebenso wie bei der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung und anderer technischer Systeme, etwa zur Arbeitszeiterfassung, ist zu erwarten, dass eine Vielzahl von Bediensteten und Personalvertretungen der Einführung eines landeseinheitlichen Personalmanagementverfahrens aus Sorge um die Entstehung des "gläsernen" Bediensteten mit Skepsis begegnen wird. Aus Sicht des Datenschutzes bietet das Projekt zur Einführung eines landeseinheitlichen Personalmanagementverfahrens jedoch die Chance, die Vielzahl der eingeführten Systeme durch ein modernen technologischen Standards entsprechendes landeseinheitliches Verfahren abzulösen, das auch die gerade bei den überwiegend sensiblen Personaldaten so wichtigen Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit erfüllt und außerdem für die Bediensteten wesentlich mehr Transparenz bei dem Umgang der Personalstellen mit ihren Personaldaten schafft.

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz hat an der Auswahl des Verfahrens und der Gestaltung der mit den Gewerkschaften abgeschlossenen Vereinbarung nach § 81 NPersVG als Mitglied der ressortübergreifend unter Federführung des Finanzministeriums gebildeten Koordinierungsgruppe aktiv mitgewirkt (vgl. Nr. 14.3.2 des XV. TB LfD Nds. 1999/2000). Im Zusammenwirken mit den Gewerkschaften und Personalvertretungen wurden Anforderungen für eine datenschutzgerechte Ausgestaltung des Personalmanagementverfahrens entwickelt, die auch Eingang in die zur Einführung des Verfahrens abgeschlossene Vereinbarung nach § 81 NPersVG gefunden haben. Die wichtigsten Eckpunkte für eine datenschutzgerechte Ausgestaltung, die in gleicher Weise auch für andere eingesetzte Programme, z.B. SAP H/R 3 Geltung beanspruchen, sind die folgenden:

Datenschutzleitplanken

  • Bei der Verarbeitung dürfen nur Personaldaten im erforderlichen Umfang verarbeitet werden (Datenvermeidung und Datensparsamkeit).
  • Die Betroffenen sind zu unterrichten (Transparenzgebot).
  • Eine zentrale Auswertung der Personaldaten sollte nur unter Einsatz von datenschutzfreundlichen Technologien möglich sein (Anonymisierung oder Pseudonymisierung).
  • Für die Betriebssystemebene und für die Anwendung sowie für die Auswertung und die Statistiken des Datenbestandes ist ein Berechtigungs- und Zugriffskonzept festzulegen. Protokollierungen und regelmäßige Kontrollen sind vorzusehen (Rechteverwaltung)
  • Die Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität der Daten ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen abzusichern. Für die Datenübertragung ist zur Gewährleistung der Vertraulichkeit eine geeignete Verschlüsselung vorzusehen. Die Clients sollten zur Authentisierung mit Chipkarten-basierten Zertifikaten ausgestattet werden.
  • Eingangs- und Ausgangsschnittstellen zu anderen Verfahren sind inhaltlich und technisch zu dokumentieren.

Meine Beteiligung in der Koordinierungsgruppe bleibt auch in der Einführungsphase erhalten. So wird bei der jetzt anstehenden Pilotierung im Bereich der Landespolizei wird darauf zu achten sein, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben aus der Vereinbarung nach § 81 NPersVG, insbesondere zur Gewährleistung von Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität der im PMV verarbeiteten Personaldaten, sowie die nach dem Ergebnis der Vorabkontrolle erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit auch tatsächlich umgesetzt werden. Ziel muss es sein, die weitere Implementierung des Verfahrens im Sinne eines ständigen Datenschutz- und Technikfolgencontrollings konstruktiv zu begleiten.

Weitergehende Informationen finden Sie auf der Homepage des Niedersächsischen Landesamtes für Bezüge und Versorgung NLBV unter dem Pfad Personalmanagementverfahren - Zentrale Leitstelle -.



Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon 0511 120-4500
Fax 0511 120-4599
E-Mail an Ansprechpartner schreiben
PMV
Link zum Niedersächsischen Landesamt für Bezüge und Versorgung (NLBV)

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