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Telefax

Telefaxgeräte sind Daten verarbeitende Geräte, mit denen auch personenbezogene Daten automatisch übertragen werden können. Sie werden eingesetzt, um bei einfacher Handhabung schnell Informationen zu übermitteln. Das Telefax ist in bestimmten Bereichen immer noch ein wichtiges Kommunikationsverfahren. Folgende Sicherungsgrundsätze sollten beachtet werden:

  1. Sensible personenbezogene Daten (Sozial-, Steuer-, Personal- und medizinische Daten) dürfen nicht ohne Sicherungen (z.B. Verschlüsselungsgeräte) gefaxt werden.
  2. Bei der Übertragung sensibler Daten ist mit dem Empfänger der Sendezeitpunkt abzustimmen.
  3. Das Telefaxgerät ist so aufzustellen, dass Unbefugte keine Kenntnis vom Inhalt eingehender Schreiben erhalten können.
  4. Sicherheitsmaßnahmen nutzen (Anzeige der störungsfreien Übertragung, gesicherte Zwischenspeicherung, Abruf nach Paßwort, Fernwartung sperren)
  5. Fehlübertragungen durch Wählfehler sind durch Sichtkontrolle zu verhindern.
  6. Dokumentationspflichten einhalten (Vorblatt, Zahl der Seiten angeben, Protokolle aufbewahren).
  7. Transferfolien von Laserfaxgeräten können personenbezogene Daten enthalten, deren Inhalte gelesen werden können. Sie sind daher datenschutzgerecht zu entsorgen.
  8. Vor Verkauf, Weitergabe oder Aussortieren von Telefaxgeräten alle im Gerät gespeicherten Daten löschen.

Zusätzliche Maßnahmen bei Bürokommunikationslösungen

  1. Unbefugten Zugang oder Zugriff zu den benutzten Rechnern verhindern.
  2. Empfänger mit aussagekräftigen Bezeichnungen versehen und Verteilerlisten benutzen.
  3. Regelmäßige und sorgfältige Überprüfung der gespeicherten technischen Parameter.
  4. Auf ausreichende Konfigurationsmöglichkeit achten.


Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon 0511 120-4500
Fax 0511 120-4599
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