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Internet und E-Mail am Arbeitsplatz

10 Fragen und 10 Antworten


1.) Internet und E-Mail am Arbeitsplatz - worum geht es?
„Darf ich am Arbeitsplatz privat das Internet nutzen? Darf ich am Arbeitsplatz private E-Mails versenden?" - diese Fragen stellen sich viele Beschäftigte, die Zugang zum Internet haben.

Für den Arbeitgeber stellen sich diese Fragen ebenso: „Darf ich auf das E-Mail-Postfach der Beschäftigten zugreifen, wenn sie ungeplant abwesend sind? Darf ich die Internetnutzung kontrollieren? Welche Gestaltungsmöglichkeiten habe ich im Voraus?"

2.) Gibt es hierzu Hilfestellungen der Datenschutzaufsichtsbehörden?
Die Datenschutzaufsichtsbehörden der Länder und des Bundes haben hierzu eine ausführliche Orientierungshilfe erstellt. Auf 31 Seiten wird das Thema umfassend dargestellt.

Die Orientierungshilfe kann auf dieser Seite kostenlos heruntergeladen werden.

Mit diesen 10 Kurzantworten werden einzelne Aspekte zu dem Thema in knapper Form dargestellt. Diese Form der Darstellung ist bewusst „verkürzt" und dient nur dem ersten Überblick. Details und ggf. Ausnahmebestimmungen entnehmen Sie bitte der genannten Orientierungshilfe.

3.) Was ist für die private Nutzung der „Dreh- und Angelpunkt"?
Für die Rechtslage ist eine Vorfrage stets zu klären: Wurde den Beschäftigten die private Nutzung des Internets und/oder des betrieblichen E-Mail-Postfachs am Arbeitsplatz gestattet?

4.) Ist die private Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz nicht grundsätzlich erlaubt?
Soweit der Arbeitgeber Hardware bzw. Software zur Verfügung stellt, dürfen die betrieblichen Internet- und E-Mail-Dienste grundsätzlich nur für die betriebliche Tätigkeit genutzt werden. Eine private Nutzung von Internet und/oder betrieblichem E-Mail-Postfach ist daher nicht erlaubt, es sei denn, der Arbeitgeber hat eine Privatnutzung ausdrücklich z.B. im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt. Es ist nach überwiegender Auffassung auch möglich, dass der Arbeitgeber durch Kenntnis und Duldung die private Nutzung über einen längeren Zeitraum konkludent genehmigt (sog. „betriebliche Übung").

Dem Arbeitgeber steht es frei, ob er eine Privatnutzung des Internets und/oder des betrieblichen E-Mail-Accounts erlaubt.

5.) Was gilt, wenn die private Nutzung des Internets nicht erlaubt wurde?
In diesem Fall ist nur darf nur aus betrieblichen Gründen „gesurft werden".
Zugleich hat der Arbeitgeber grundsätzlich das Recht, anhand von Protokolldaten stichprobenartig zu prüfen, ob das Surfen der Beschäftigten tatsächlich betrieblicher Natur ist. Dazu ist es in einem ersten Schritt zulässig und ausreichend, wenn er für diesen Zweck zunächst nur eine Auswertung des Surfverhaltens ohne Personenbezug vornimmt, d.h. insbesondere auch ohne Einbeziehung der IP-Adresse und anderer Daten zur Identifizierung der einzelnen Beschäftigten. Eine personenbezogene Vollkontrolle durch den Arbeitgeber ist als schwerwiegender Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten nur bei konkretem Missbrauchsverdacht im verhältnismäßigen Rahmen zulässig (§ 32 Abs. 1 Satz 2 Bundesdatenschutzgesetz). Danach können zur Aufdeckung von Straftaten personenbezogene Daten der Beschäftigten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen: Es müssen zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die Betroffenen im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen haben. Zudem muss die Maßnahme zur Aufdeckung erforderlich sein. Letztlich darf nicht das schutzwürdige Interesse der Betroffenen überwiegen; insbesondere dürfen Art und Ausmaß nicht unverhältnismäßig sein.

6 .) Und was gilt für die E-Mail-Accounts, wenn die private Nutzung nicht erlaubt wurde?
Ein- und ausgehende betriebliche E-Mails der Beschäftigten darf der Arbeitgeber zur Kenntnis nehmen. Beispielsweise kann er verfügen, dass die Beschäftigten ihm jede für den Geschäftsgang relevante oder fest definierte ein- oder ausgehende E-Mail einzeln zur Kenntnis zuleiten. Eine durch den Arbeitgeber eingerichtete automatisierte Weiterleitung aller ein- und ausgehenden E-Mails an einzelne Vorgesetzte ist, sofern arbeitsrechtlich nicht statthaft, auch datenschutzrechtlich mangels Erforderlichkeit unzulässig (Verbot der permanenten Kontrolle).

Für den Fall der Abwesenheit kann eine Weiterleitung der E-Mails in Betracht kommen. Allerdings sollte im Hinblick auf die schutzwürdigen Belange der Beschäftigten die Verwendung eines Abwesenheitsassistenten vorgezogen werden. Nur wenn eine Abwesenheitsmitteilung nicht ausreicht, kann eine Weiterleitung in Betracht gezogen werden.
Auf bereits empfangene bzw. versandte betriebliche E-Mails darf der Arbeitgeber nur zugreifen, wenn dies für betriebliche Zwecke erforderlich ist.

E-Mails dürfen vom Arbeitgeber nicht weiter inhaltlich zur Kenntnis genommen werden, sobald ihr privater Charakter erkannt wurde. Etwas anderes kann im Falle erforderlicher Maßnahmen der Missbrauchskontrolle gelten.

Für die Missbrauchskontrolle zur betrieblichen E-Mailnutzung gelten die Ausführungen zur betrieblichen Internetnutzung (oben zu Frage 5) entsprechend.

7.) Wenn die private Nutzung des Internets erlaubt wurde - was gilt dann?
Ist die private Nutzung des Internets erlaubt - oder gilt sie als erlaubt -, wird der Arbeitgeber hinsichtlich der privaten Nutzung zum Diensteanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes und unterliegt den Datenschutzbestimmungen des Telemediengesetzes. Er ist daher grundsätzlich zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet. Ein Zugriff auf Daten, die dem Fernmeldegeheimnis unterliegen (Protokolldaten), ist dem Arbeitgeber grundsätzlich nur mit Einwilligung der betreffenden Beschäftigten erlaubt. Dies betrifft insbesondere die Daten, aus denen sich ergibt, welche Internetseiten welche Beschäftigten wann aufgerufen haben.

Der Arbeitgeber kann die Erlaubnis einer Privatnutzung an Bedingungen knüpfen: Es bieten sich insbesondere Regelungen zum zeitlichen Umfang der Privatnutzung an. Auch konkrete Verhaltensregeln sollten vor Beginn der privaten Nutzung getroffen werden. Der Arbeitgeber braucht in diesem Zusammenhang eine Einwilligung der Beschäftigten, die sich darauf bezieht, dass diese mit Zugriffen des Arbeitgebers einverstanden sind. Die Einwilligung erstreckt sich also auf Art und Umfang von Zugriffen und Kontrollen. Diese Kontrollen umfassen die Einhaltung der Nutzungsregelungen (zeitlicher Umfang bzw. Inhalt der Nutzung).

Zur Einwilligung: Auf der „ersten Stufe" sollte eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden. In dieser sollte der Gegenstand der späteren, individuellen Einwilligungen umrissen werden. Sodann sind auf dieser Grundlage die individuellen Einwilligungen der einzelnen Beschäftigten einzuholen.
Die Einwilligung sollte gesondert erklärt werden. Den Beschäftigten ist vor der Einwilligung Gelegenheit zu geben, die Betriebsvereinbarung zur Kenntnis zu nehmen.

Zum weiteren Inhalt einer Betriebsvereinbarung: Es ist zu empfehlen, sämtliche Fragen zur Privatnutzung in der Betriebsvereinbarung zu regeln. In der Betriebsvereinbarung sollten daher die Nutzungsregelungen (zeitlicher Umfang, Verhaltensregeln) und die Zugriffsmöglichkeiten (Einwilligung, insbesondere zu Art und Umfang von Kontrollen) eindeutig festgehalten sein.
Auf der Grundlage der Einwilligung darf eine Protokollierung der Internetnutzung sowie eine Auswertung der Protokolldaten stattfinden, und zwar in gleichem Maße als wäre nur die betriebliche Nutzung erlaubt (siehe oben Antwort 5 entsprechend). Eine personenbezogene Auswertung von Protokolldaten darf also auch dann nur bei einem konkreten Verdacht, in verhältnismäßigem Rahmen, erfolgen. In Betracht kommt insbesondere der Verdacht eines Verstoßes gegen in der Betriebsvereinbarung festgeschriebene Verhaltensvorschriften bzw. gegen den festgelegten Umfang der erlaubten Privatnutzung.

Beschäftigte, die diese Bedingungen nicht akzeptieren wollen, können ihre Einwilligung ohne jeden arbeitsrechtlichen Nachteil verweigern. Eine Privatnutzung ist dann nicht erlaubt. Da für diese Beschäftigten im Ergebnis nur die betriebliche Nutzung erlaubt ist, gilt für sie dann von vornherein die Rechtslage wie bei der rein betrieblich erlaubten Nutzung (s.o. Frage 5).

8.) Und wenn auch die private E-Mail-Nutzung erlaubt wurde?
Ist die private E-Mail-Nutzung erlaubt - oder gilt sie als erlaubt -, ist der Arbeitgeber gegenüber den Beschäftigten und ihren Kommunikationspartnern zur Einhaltung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet. Der Schutz des Fernmeldegeheimnisses gilt, solange der Übermittlungsvorgang andauert und die E-Mail noch nicht in den ausschließlichen Herrschaftsbereich des Empfängers gelangt ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn sie sich noch in einem E-Mail-Postfach auf dem Server im Zugriffsbereich des Arbeitgebers befindet. Ein Zugriff auf Daten, die dem Fernmeldegeheimnis unterliegen, ist dem Arbeitgeber grundsätzlich nur mit Einwilligung der betreffenden Beschäftigten erlaubt.

Der Arbeitgeber sollte klare Vorgaben machen, welche Einstellungen die Beschäftigten vor-zunehmen haben, wenn sie - geplant oder nicht geplant - abwesend sind (z.B. Abwesenheitsnotiz). Wurden diese Einstellungen nicht vorgenommen (etwa weil es bei einer ungeplanten Abwesenheit nicht möglich war oder weil es vergessen wurde), darf ein Zugriff auf das betriebliche E-Mail-Postfach der betroffenen Beschäftigten, soweit dies für betriebliche Zwecke erforderlich ist, nur mit deren vorab eingeholter Einwilligung erfolgen.
Ein Zugriff auf bereits vor der Abwesenheit der jeweiligen Beschäftigten eingegangenen E-Mails ist ebenfalls nur zulässig, soweit dieser für betriebliche Zwecke erforderlich ist und vorab Einwilligungen der Beschäftigten eingeholt wurden.

Der Arbeitgeber kann die Erlaubnis zur privaten Nutzung des betrieblichen E-Mail-Postfachs an Bedingungen knüpfen: In Betracht kommen Nutzungsregelungen (insbesondere zum zeitlichen Umfang; ggf. auch Verhaltensregeln) und Zugriffsmöglichkeiten des Arbeitgebers. Hierfür ist wiederum eine Einwilligung der Beschäftigten einzuholen. Wie schon bei der privaten Internetnutzung (Surfen) geht es hierbei zum einen um die Möglichkeit von Kontrollen (bezogen auf die Nutzungsregelungen). Die Einwilligung sollte sich daher auf Art und Umfang solcher etwaiger Kontrollen beziehen.
Im Gegensatz zur privaten Internetnutzung steht jedoch bzgl. des privaten Mailverkehrs eine andere Zugriffsmöglichkeit im Vordergrund: Im gemeinsamen betrieblichen Interesse sollte eindeutig im Vorfeld festgelegt werden, ob bzw. wie der Arbeitgeber auf die betrieblichen Mails im gemischt-privat-betrieblichen Postfach zugreifen kann.

9.) Gibt es Besonderheiten für „Geheimnisträger"?
„Geheimnisträger" in diesem Sinne sind Beschäftigte, denen in ihrer Tätigkeit persönliche Geheimnisse anvertraut werden (Betriebsrat, Jugend- und Ausbildungsvertretung, betrieblicher Datenschutzbeauftragter, Betriebsarzt, Gleichstellungsbeauftragte u.a.) und die deshalb in einem besonderen Vertrauensverhältnis zu den betroffenen Personen stehen.

Grundsätzlich besteht keine Kontrollbefugnis des Arbeitgebers bzgl. der Internetnutzung (Surfen) der o.g. „Geheimnisträger", z.B. der Betriebsräte.

Bzgl. E-Mails gilt: Bei den „Geheimnisträgern" muss eine Kenntnisnahme des Arbeitgebers von den Verkehrs- und Inhaltsdaten ausgeschlossen werden. Es empfiehlt sich, für diese Stellen nicht personalisierte funktionsbezogene Postfächer (z.B. Betriebsrat@Unternehmen.de) einzurichten und diese von Kontrollen bzw. Auswertungen auszunehmen.

10.) Bieten Sie eine Muster-Betriebsvereinbarung an?
Ja, im Anhang der o.g. Orientierungshilfe befindet sich das Muster einer Betriebsvereinbarung und einer ergänzenden Einwilligungserklärung, mit der die private Internet- und E-Mail-Nutzung geregelt werden kann. Das Muster kann auch als Beispiel genommen werden, um diese Punkte in eine Anweisung/Richtlinie oder in den einzelnen Arbeitsvertrag aufzunehmen. Das Muster ist an die konkreten Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen anzupassen; zudem sind jeweils arbeitsrechtliche Fragestellungen zu beachten, die die Orientierungshilfe nicht erschöpfend berücksichtigen kann.



Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
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Telefon 0511 120-4500
Fax 0511 120-4599
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