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Datenschutz bei Dokumentenmanagementsystemen (DMS)

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist eine der wichtigsten Herausforderungen, der sich heute öffentliche Verwaltungen stellen müssen. Unterstützt durch die Entwicklungen beim eGovernment und im Rahmen von z.B. Überlegungen zur Einführung der elektronischen Akte, bietet eine Vielzahl von Herstellern DMS auf dem Markt an. Neben der Beschleunigung der Verwaltungsvorgänge ist ein wesentliches Ziel dieser neuen Technologie, Informationen jeder Art, die in der Verwaltung vorhanden sind, erschließbar zu machen.

Die Orientierungshilfe Dokumentenmanagementsysteme stellt die datenschutzrechtlichen und -technischen Anforderungen, die zu beachtenden Sicherheitsaspekte und die Architektur von DMS als Basiskomponente des eGovernment vor. Sie will dazu beitragen, dass bei dem Einsatz eines DMS die Anforderungen von Datenschutz und Datensicherheit im Blick bleiben, und praktische Hinweise dafür geben, wie diese Anforderungen in datenschutzgerechte und datenschutzfreundliche Anwendungen umgesetzt werden können.

Die Orientierungshilfe ist von einer Arbeitsgruppe des Arbeitskreises eGovernment der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder erarbeitet worden und von der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder in ihrer Sitzung am 16./17. März 2006 in Magdeburg zustimmend zur Kenntnis genommen worden.

Weitere Informationen zum Thema DMS finden Sie u. a. hier:

  • IT-Grundschutz-Katalog des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), Baustein „M 2.259 Einführung eines übergeordneten Dokumentenmanagements" des Maßnahmenkatalogs (s. www.bsi.de)
  • Nr. 2.6 des Tätigkeitsberichts (TB) des Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (s. www.thm.de/zaftda/tb-bundeslaender)
  • Nr. 23.5.5 des 22. TB des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz 2005/2006 (s. www.thm.de/zaftda/tb-bundeslaender)
  • Nr. 6.2 des 10. TB des Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Öffentlicher Bereich 2012/2013) (s. www.thm.de/zaftda/tb-bundeslaender)



Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon 0511 120-4500
Fax 0511 120-4599
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Stand: 07. Juli 2014

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