Nach § 8 a Abs. 1 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) ist jede öffentliche Stelle, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet, gesetzlich verpflichtet, behördliche Datenschutzbeauftragte zu bestellen. Sie unterstützen die öffentliche Stelle bei der Sicherstellung des Datenschutzes und wirken auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften hin. Da die Art und Weise der Aufgabenwahrnehmung auch in der öffentlichen Verwaltung zunehmend durch eine sich rasant entwickelnde IuK-Technik und den Einsatz neuer Medien, z. B. des Internet, bestimmt wird, sind die behördlichen Datenschutzbeauftragten auch im Zuge des technischen Wandels stets vor neue Herausforderungen gestellt, wenn es darum geht, in ihren Dienststellen auf einen datenschutzgerechten Einsatz der modernen Technologien hinzuwirken.

Aufgaben des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Die Rechtsstellung und Aufgaben der behördlichen Datenschutzbeauftragten wurden im Rahmen der im Sommer 2001 verabschiedeten Änderungen des NDSG erheblich ausgeweitet. Danach sind die Datenschutzbeauftragten bereits im Vorfeld über geplante Verfahren der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zu unterrichten. Ihnen obliegen insbesondere folgende Aufgaben:

• Durchführung der Vorabprüfung (sog. Vorabkontrolle) von automatisierten Verfahren, die wegen der Art der zu verarbeitenden Daten oder der Verwendung neuer Technologien besondere Risiken mit sich bringen,
• Führung der Übersicht der Verfahrensbeschreibungen über die automatisierten Verarbeitungen,
• Gewährung der Einsicht in die Verfahrensbeschreibungen für jedermann,
• Bearbeitung von Eingaben von Bürgerinnen und Bürgern, die sich in ihrem Recht auf informationelle Selbstbestimmung betroffen fühlen.

Darüber nehmen die Datenschutzbeauftragten folgende Aufgaben wahr:

• Prüfung, ob das Gebot der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 7 Abs. 4 NDSG) eingehalten wird,
• Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden,
• Prüfung, ob die technische Maßnahmen (§ 7 NDSG) nach dem jeweiligen Stand der Technik getroffen sind, um eine den Vorschriften des NDSG entsprechende Verarbeitung personenbezogener Daten sicherzustellen,
• Beteiligung bei der Vorbereitung von Dienstanweisungen oder Dienstvereinbarungen mit datenschutzrechtlichem Bezug einschließlich der Überwachung der Einhaltung dieser Bestimmungen,
• Schulung der bei der Verarbeitung personenbezogener Daten tätigen Personen in Grundfragen des Datenschutzes,
• Beratung der Behördenleitung sowie einzelner Fachbereiche, Abteilungen und Ämter in Fragen des Datenschutzes und der Datensicherung,
• Mitwirkung bei der Festlegung von Anforderungsprofilen für Arbeitsplätze, auf denen sensitive personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden,
• Mitwirkung bei der Auftragsvergabe und Kontrolle der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben (§ 6 NDSG) beim Auftragnehmer,
• Beratung in den Fragen der sicheren Aktenverwaltung, der informierenden und klaren Formulargestaltung, der datenschutzgerechten Vernichtung von Akten sowie der datenschutzgerechten Löschung von Dateien.

Den Datenschutzbeauftragten sollten die Befugnisse und Pflichten schriftlich übertragen werden (alternativ auch durch Abschluss einer Zielvereinbarung).

Organisatorische Stellung
Die Bedeutung des Datenschutzes legt es nahe, den Datenschutzbeauftragten in dieser Funktion der Behördenleitung zuzuordnen. Sofern die Datenschutzbeauftragten neben ihren Kontrollaufgaben noch weitere Verwaltungsaufgaben wahrnehmen, ist darauf zu achten, dass Interessenkonflikte vermieden werden. Die Behördenleitung selbst, die Leitung der Informations- und Kommunikationstechnik bzw. deren Stellvertretung oder von Organisationseinheiten mit intensiver Verarbeitung personenbezogener Daten sollte deshalb nicht zu Datenschutzbeauftragten bestellt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Personaldienststellen, die im Rahmen ihrer Funktion sehr viel mit personenbezogenen Daten, insbesondere Personalaktendaten, in Berührung kommen, sowie Mitglieder von Personal- und Schwerbehindertenvertretungen, Gleichstellungs- und Frauenbeauftragte, sollten ebenfalls nicht zu behördlichen Datenschutzbeauftragten ernannt werden, da sie ansonsten in Interessenkonflikte mit anderen dienstlichen Aufgaben geraten könnten (s. a. § 67 Abs. 1 Nr. 9 des Niedersächsischen Personalvertretungsgesetzes - NPersVG -: Mitbestimmungsrecht des Personalrats bei Bestellung und Abberufung von Beauftragten für Datenschutz). Entsprechendes gilt für IT-Sicherheitsbeauftragte, sofern sie ändernden Zugriff auf die IT-Verfahren haben.

Es empfiehlt sich gerade in größeren Behörden oder sonstigen Stellen, die in erheblichen Umfang personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, eine sachkundige Vertretung für Fälle der Abwesenheit zu bestellen. Durch die Vertretungsregelung wird eine kontinuierliche Aufgabenwahrnehmung gewährleistet. Verzögerungen bei der Aufgabenerledigung werden vermieden.

Rechte und Pflichten
Die öffentlichen Stellen haben die Beauftragten für den Datenschutz bei der Aufgabenerfüllung zu unterstützen. Beauftragte sind in dieser Eigenschaft weisungsfrei. Sie können sich unmittelbar an die Behördenleitung wenden und dürfen wegen der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht benachteiligt werden.

Persönliche Voraussetzungen
Der Beauftragte soll die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit haben. Fachkunde ist notwendig auf dem Gebiet der Datenverarbeitung, der behördlichen Organisation und der einschlägigen Gesetze. Sind nicht von Anfang an alle Voraussetzungen erfüllt, ist den Beauftragten die Möglichkeit zur Teilnahme an fachspezifischen Fortbildungsveranstaltungen einzuräumen.

Forum für Datenschutz
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