Sofern ein Verein die Daten seiner Mitglieder und sonstiger Personen mit Hilfe der automatisierten Datenverarbeitung oder in herkömmlichen Mitgliederkarteien erheben, verarbeiten oder nutzen will, ist dies nur zulässig, wenn das Bundesdatenschutzgesetz oder eine sonstige Rechtsvorschrift dies erlaubt oder soweit der Betroffene eingewilligt hat.

Dabei ist es unerheblich, ob der Verein ins Vereinsregister eingetragen ist und eine eigene Rechtspersönlichkeit besitzt oder ob es sich um einen nicht rechtsfähigen Verein handelt.

Die von den Landesbeauftragten für den Datenschutz der Länder Bremen, Hamburg, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen und Schleswig-Holstein zu diesem Komplex erarbeiten Hinweise zeigen den rechtlichen Rahmen auf und geben Handlungsempfehlungen an Vereinsfunktionäre und Vereinsmitglieder. Im Anhang finden sich u.a. Muster für eine Datenschutzerklärung sowie eine Mustererklärung für eine Einwilligung in die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet.