In einer Vielzahl niedersächsischer Kommunen werden mittlerweile automatisierte Rats- oder Kreistagsinformationssysteme eingesetzt, die es der Verwaltung ermöglichen, den kommunalen Sitzungsdienst effizient zu steuern, und die gleichzeitig den ehrenamtlichen Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern und den Bürgerinnen und Bürgern Gelegenheit geben, sich zeitnah über die in den kommunalen Gremien zur Beratung oder Beschlussfassung anstehenden Themen zu informieren.

Dies steigert ohne Zweifel die Effizienz der Aufgabenerledigung der kommunalen Verwaltungen in der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen. Die Verfahren unterstützen darüber hinaus die ehrenamtliche Tätigkeit der Mandatsträgerinnen und Mandatsträger durch umfangreiche Recherche- und Archivfunktionen. Gleichzeitig erhöhen derartige Informationsangebote auch die Transparenz der Entscheidungen, die gerade auf kommunaler Ebene das persönliche Lebensumfeld der Bürgerinnen und Bürger vielfach unmittelbar berühren. Die Vertraulichkeit und Integrität der in den Rats- bzw. Kreistagsinformationssystemen verarbeiteten personbezogenen Daten muss dabei jedoch gewahrt bleiben.

Die Empfehlungen für den datenschutzgerechten Einsatz von Rats- bzw. Kreistagsinformationssystemen sollen den Verwaltungen sowie Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern daher eine Hilfestellung bei der konkreten Ausgestaltung und Anwendung der Rats- bzw. Kreistagsinformationssysteme liefern.